宁国市采优云信息科技有限公司

业务档案管理制度

为进一步加强档案管理，规范做好档案查询服务，结合本公司工作实际，特制定本制度。

一、档案的收集、整理、归档

（一）凡应归档的文字、图表、声像等各种门类、各种载体的档案代理机构应在项目完成后15日向档案室移交归档，集中统一管理，任何机构和个人不得将资料据为己有。

（二）各部门办理完毕的具有查考和凭证作用的文书材料、财务材料、科技材料、声像材料、业务档案材料均由各科室及时收集、整理、装订，及时移交归档。

1.文书档案每年年初移交上年度的归档文件；

2.声像档案每年年初由信息科移交上年度声像档案；

3.业务档案根据各科室实际情况按月及时归档。

（三）归档的案卷要符合质量标准：

1.归档的档案材料份页数要齐全完整，不得出现涂改；

2.归档的档案均应参照市档案局业务指导要求进行规范化整理、立卷，档案盒内需有盒内目录和备考表，案卷需有卷内目录，并装订整齐，卷内及案卷排列有序，力求案卷整理质量符合要求。

（四）档案室接收档案前应逐件检查，严把质量关，不符合要求的案卷拒绝接收。

（五）移交归档交接双方要及时办理交接手续。

二、文书档案归档范围

凡是反映公司工作活动，具有查考利用价值的文件材料，均属必须归档范围。

1.本公司制定的政策规范性文件材料；

2.本公司召开会议、举办活动等形成的文件材料；

3.本公司职能活动中形成的业务文件材料；

4.本公司关于业务问题的请示与上级机关的批复、批示，报告、总结、统计报表等；

5.本公司机构演变、人事任免等文件材料；

6.上级部门制发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；

7.同级部门关于重要问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料；

8.其他必须归档的文件材料。（注：本公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。）

三、业务档案归档范围

凡是各部门反映业务工作，具有查考利用价值的文件材料，均属必须归档范围。

1.综合管理部负责通知和督促各代理公司及时整理归档各类项目资料，其中归档内容包含采购、工程类项目开、评标过程中招标文件、中标(成交人)投标文件、工程量清单、评标报告等；

2.津瑞拍卖公司负责整理归档土地出让过程中出让文本、竞价过程文本、底价定制记录、成交确认书等；负责整理归档产权交易过程中出让文本、竞价过程文本、成交确认文本等。

四、档案的利用

1.公司工作人员因工作需要借阅档案，须持部门负责人签字的《档案调阅申请单》，借出的档案应按规定期限如数退还。因声像档案的特殊性，所有未归档和已归档的声像档案调阅，都需公司主要领导签字同意后，方可调阅、查看。

2.法院、公安机关、国家安全机关、检察院、纪检等机关单位借用档案，须持正式介绍信和工作证（身份证），经主要领导批准后，办理借用手续（借用者需留下联系方式、签名，并限期归还）。

3.外单位查阅档案，应持有县、局级以上单位介绍信，经主要领导批准后，办理查阅手续（查阅者需留下联系方式，并签名）。

4.查阅档案须在我公司档案室进行，不得随意将档案带出档案室，阅后立即归还，并办理登记手续。

五、档案保管

1.积极创造条件，不断改善档案保管的硬件条件；争取购置必要的卷柜和其他防护设备。

2.档案室内不得存放与档案无关的其他物品，档案室周围不得存放危害档案安全的物品。

3.各类档案应按年度、类别的顺序，由左到右，由上到下装柜保管，并在柜上标明档案的起止号，以便查找利用。

4.建立健全库房的安全制度，认真落实防护措施，档案员要经常性地进行认真检查。发生案卷丢失、损坏、褪变等情况，要及时报告分管领导，并采取相应的挽救措施，及时解决，以确保档案的完整与案全。

六、档案的保密

1.公司工作人员只限在办公场所查阅投标资料，严禁私自将投标资料带离办公场所，严禁向他人泄露任何与招投标有关信息。

2.档案工作人员应认真贯彻执行《保密法》，不断增强保密观念。自觉、严格遵守保密纪律，做到不该说的不说，不该问的不问，不该看的不看，不该记的不记。

3.档案员应按照规定，认真、仔细、科学地编制档案的检索工具，不断提高工作效率和工作质量。

七、责任追究

1.凡因档案查阅管理制度落实不到位，在档案查阅过程中造成档案丢失的，追究直接责任人的责任。

2.凡因档案库房管理混乱，门窗关闭不严，造成档案失窃的，追究管理人员的责任。

3.凡因安全意识不强，责任心差，造成档案损失的，追究相关责任人的责任。